Egy munkahelyen gyakran érezhetjük úgy, hogy összecsapnak a hullámok a fejünk felett. Hiába vállalunk esetleg még túlórát is, akkor sem érünk a feladataink sorának a végére. Lehet, hogy a rendszerrel van a baj, de az is lehet, hogy a mi időbeosztásunkkal. Érdemes önvizsgálatot tartani.
Dolgozhatunk sokat hatékonyan és kis hatásfokkal is. Utóbbi jellemzője, amikor szétaprózzuk az időnket, és már el is úszott a napunk. Ez bármikor, bárkivel könnyedén megeshet. Amikor a hatékony időbeosztásról beszélünk, sokan ajánlják a feladatlista írását. Ez tényleg hatásos módszer arra, hogy növeljük a teljesítményünket. Egy jól megírt lista olyan, mint egy térkép, aminek a segítségével nem „tévedünk” el a feladatok rengetegében. Egyszerűen listát írni azonban nem elég, mi most azt mutatjuk meg, hogyan fogjunk hozzá.
1. Már előző nap írjuk meg a teendő-listát!
Biztos ismerős az érzés, amikor az ember este fekszik az ágyában, de nem tud elaludni, mert azon kattog az agya, hogy másnap milyen teendői lesznek. A kialvatlanság biztos nem segít a másnapi hatékonyságban, az agyunkat pedig úgy tudjuk kikapcsolni, ha lezárjuk magunkban ezeket a kérdéseket. Lefekvés előtt írjuk meg a másnapi teendőink listáját, és ezzel a stressz elszáll, nyugodt álmot hozhat az éj. Ráadásul másnap reggel időt spórolunk azzal, hogy nem kell kitalálnunk, mihez nyúljunk először, hiszen ott van a listánk.
2. Ne a nagy egészet nézzük!
Sportolók szokták mondani, hogy mindig csak a következő meccs számít, mert a bajnoki cím a sok részfeladat kipipálásából áll össze. Ezt a technikát mi is alkalmazhatjuk a munkánk során, hiszen sokszor előfordul, hogy bejönnek olyan feladatok, amelyek hosszabb távú kifolyásúak, de mégis elvonják a figyelmünket a napi teendőkről, és végül emiatt nem tudjuk tartani magunkat a tervhez. Ezt elkerülendő vezessünk két listát. Az egyik a már említett napi teendőink listája, és az adott napon csak ezzel foglalkozzunk, ez legyen a mi „következő meccsünk”. A másik legyen egy hosszú távú lista, amelyről a maga idejében átkerülhetnek az aktuális feladatok a napi listára, de amíg nincsenek ott, addig ne ezek legyenek az elsődlegesek.
3. Állítsunk fel fontossági sorrendet!
Ne csak úgy felírjuk a feladatokat a listánkra, ahogyan eszünkbe jutnak, hanem már előre állítsunk fel közöttük fontossági sorrendet. A legsürgősebb ügyeket tegyük a tetejére, így azokkal kezdjünk foglalkozni. Könnyű beleesni abba a hibába, hogy amolyan bemelegítésként nekikezdünk az apróbb feladatoknak, hogy érezzük, ma már tettünk valami hasznosat, aztán azt vesszük észre, hogy ezekkel elapróztuk az időnket, és az igazán fontos dolgokkal már nem tudunk foglalkozni. Ezt kerülhetjük el ezzel a módszerrel.
4. A nagyobb projekteket bontsuk részfeladatokra!
Van, amikor olyan nagy és bonyolult feladattal kell megbirkóznunk, ami akár több napi munkánkat is elviszi, és ilyenkor lélekromboló tud lenni, ha hosszú ideig semmit sem tudunk kipipálni a listánkon. Ilyenkor ezt a komplex feladatot szedjük szét kisebb részegységekre, így amikor ezekkel végeztünk, pipálhatunk. Ha látjuk, hogy haladunk előre, az lendületet ad a folytatáshoz.